إدارة الوقت


تعريف الوقت وتحديد
مفهومه :

لا تعمل الإدارة من فراغ، بل تمارس عملها في إطار محدد،
وتعتمد على عناصر
محددة من أجل القيام بهذا العمل ومنها الوقت الذي
"يعدّ أكثر المفاهيم
صلابة ومرونة في الوقت نفسه، حيث يعيش الأفراد في
مجتمع واحد، وكل فرد
يستخدم عبارات تختلف عن الآخر عندما تتحدد علاقته
بالوقت". إن اختلاف
الرؤية للوقت تحدد أسلوب التعامل معه، وهي المسئولة
عن بعض الأنماط
السلوكية للناس تجاه الوقت.
إن الاستخدام السليم
للوقت يبين عادةً الفرق بين الإنجاز والإخفاق، فمن بين
الأربع والعشرين
ساعة يومياً يوجد عدد محدد منها للقيام بالأعمال، وهكذا
فإن المشكلة
ليست في الوقت نفسه، وإنما ماذا نفعل بهذه الكمية المحدودة
منه؟ إن
الاستفادة من كل دقيقة شيء مهم، لإنجاز الأعمال بأسلوب اقتصادي وفي

الوقت الصحيح، فالوقت يسير دائماً بسرعة محددة وثابتة، ومن ثمّ ينبغي
للفرد
أن يحافظ على الوقت المخصص له. فكمية الوقت ليست مهمة بقدر أهمية
كيفية
إدارة الوقت المتاح لنا، وبالإدارة الفعَّالة يمكن الوصول إلى
استخدام
أفضل للوقت، والقدرة على الإنجاز الكثير في كمية الوقت نفسها.
"إن
الذين ينظرون إلى الوقت بعين الاهتمام هم الذين يحققون إنجازات كثيرة
في
حياتهم الشخصية والمهنية، وهم الذين يعلمون أن الوقت قليل لتحقيق كل ما
يريدون.
وعلى الع** من ذلك فإن المرء الذي لا يهتم كثيراً بالإنجازات ينظر
إلى
الوقت على أنه ذو قيمة قليلة".
وتبقى مشكلة الوقت مرتبطة دائماً بوجود
الإنسان، إذ يختلف مفهومها طبقاً
لاختلاف الدوافع والاحتياجات وطبيعة
المهام والأعمال المطلوبة، وتؤثر
الثقافات والتقاليد والعادات أيضاً
بصورة مباشرة أو غير مباشرة على تحديد
شكل العلاقة بين الإنسان والوقت.

ومن أجل توضيح مفهوم هذا المورد النادر في حياة الإنسان، فإننا سنقوم
بتحديد
خصائصه.

خصائص الوقت:

قد يكون من الصعب تحديد تعريف دقيق
للوقت، فبالرغم من أن مفهوم الوقت معروف
للجميع، إلا أنه يمكن من خلال
تأمل سير الحياة ومطالعة أحداث التاريخ،
ملاحظة أن الوقت يتميز بجملة
من الخصائص، يمكن إيضاحها، فقد "رأى بعض
العلماء منذ زمن قديم أن الوقت
يمر بسرعة محددة وثابتة، فكل ثانية أو
دقيقة، أو ساعة تشبه الأخرى،
وأن الوقت يسير إلى الأمام بشكل متتابع، وأنه
يتحرك بموجب نظام معين
محكم، لا يمكن إيقافه، أو تغييره، أو زيادته أو
إعادة تنظيمه"."وبهذا
يمضي الوقت بانتظام نحو الأمام دون أي تأخير أو
تقديم، ولا يمكن بأي
حال من الأحوال إيقافه أو تراكمه أو إلغاؤه أو تبديله
أو إحلاله". إنه
مورد محدد يملكه الجميع بالتساوي، فبرغم أن الناس لم
يولدوا بقدرات أو
فرص متساوية فإنهم يملكون الأربع والعشرين ساعة نفسها كل
يوم، والاثنين
والخمسين أسبوعاً في السنة، وهكذا فإن جميع الناس متساوون من
ناحية
المدة الزمنية، سواء أكانوا من كبار الموظفين أم من صغارهم، من
أغنياء
القوم أم من فقرائهم، ولذلك فالمشكلة ليست في مقدار الوقت المتوفر
لكلٍ
من هؤلاء، ولكن في كيفية إدارة الوقت المتوفر لديهم واستخدامه، وهل
يستخدمونه
بشكل جيد ومفيد في إنجاز الأعمال المطلوبة منهم، أو يهدرونه
ويضيعونه
في أمور قليلة الفائدة.
ونظراً لأن الوقت مورد نادر، لا يمكن تجميعه،
ولأنّه "سريع الانقضاء وما
مضى منه لا يرجع ولا يعوَّض بشيء، كان الوقت
أنفس وأثمن ما يملك الإنسان،
وترجع نفاسته إلى أنه وعاء لكل عمل وكل
إنتاج، فهو في الواقع رأس المال
الحقيقي للإنسان فرداً ومجتمعاً". ومن
هذا المنطلق يعد الوقت أساس الحياة،
وعليه تقوم الحضارة فصحيح أن الوقت
لا يمكن شراؤه أو بيعه أو تأجيره أو
استعارته أو مضاعفته أو توفيره أو
تصنيعه، ولكن يمكن استثماره وتعظيمه،
فأولئك الذين لديهم الوقت لإنجاز
أعمالهم ولديهم أيضاً الوقت للتمتع بأنشطة
أخرى خارجة عن نطاق العمل،
تعلموا الفرق بين الكمية والنوعية، فهم
يستثمرون كل دقيقة من وقتهم.
ولذا "فإدارة الوقت لا تنطلق إلى تغييره، أو
تعديله أو تطويره، بل إلى
كيفية استثماره بشكل فعّال، ومحاولة تقليل الوقت
الضائع هدراً دون أي
فائدة أو إنتاج، إلى جانب محاولة رفع مستوى إنتاجية
العاملين خلال
الفترة الزمنية المحددة للعمل".

تعريف إدارة الوقت وتحديد مفهومها
:

تزداد أهمية إدارة الوقــت في حياة الفرد الشخصية وفي
المنظمــات، بدءاً من
المديرين في الإدارة العليــا إلى المشرفين في
الإدارة الدنــيا. وفي
مجــال الإدارة (المجال الذي يهم دراستنا)، يعد
الوقت من أكثر المصطلحات
صعوبة عند محاولة تحديده.
وعندما يكثر
الحديث في الوقت الحاضر عن ندرة الموارد، ينبغي أن يؤخذ
بالاهتمام
مسألة الاقتصاد في أندر مورد وهو وقت المديرين الأكفياء.
يقول دراكر
(1) (Drucker) : " الوقت هو أندر الموارد فإذا لم تتم إدارته
فلن يتم
إدارة أي شيء آخر"، فالإدارة الجيدة للوقت مفيدة من جهة التوفير في

تكاليف المشروع، ومن جهة استخدام الموارد الأخرى للمنظمة أيضاً. ولو قمنا
بتحليل
عناصر الإنتاج ( الموارد المالية، الآلات والمعدات، المواد الخام،
الوقت،
الموارد البشرية ) للاحظنا أن عنصر الوقت هو العنصر الإنتاجي الوحيد

الموزع بعدالة بين البشر بخلاف العناصر الإنتاجية الأخرى، و مع ذلك من
يستخدم
هذا العنصر بكفاءة وفعالية ؟ وكيف؟ إن الموارد البشرية داخل المنظمة

هي المعنية بضرورة حسن استخدام هذه العناصر الإنتاجية المتاحة بالكفاءة
والفعالية
المطلوبتين، ولذا فإن كفاءة أداء هذا العنصر يع** بالنتيجة كفاءة

الأداء التنظيمي للمنظمة. فلكل منظمة أهداف محددة تسعى لتحقيقها من خلال
تكريس
استثمار جميع الموارد والإمكانيات المتاحة لديها بما فيها الوقت.
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ــــــــــــــــــــ

(1) بيتر دركر: ولد في فيينا عام 1909م، نشر
أول بحث له في اقتصاديات البنك
الدولي بلندن عام 1929م، استقر به
الحال في الولايات المتحدة وعمل في
مجموعة البنوك البريطانية ثم
استشاري إداري في أكبر الشركات الأمريكية
الرائدة، ثم أستاذ السياسة
والفلسفة بجامعة بننقتون، وأستاذ الإدارة بجامعة
نيويورك، له عدد من
الكتب والبحوث المنشورة.