التقرير والمحضر :

أولاً : التقرير :

في اللغة يعني السكينة ، ومن معنى الإفراغ قر الكلام بمعنى فرغه وصبه في أذن السامع … وتقول : أقررت الكلام لفلان بمعنى بينته .

أما تعريفه اصطلاحاً فله عدة تعريفات نذكر منها :
• هو (ضرب من ضروب الكتابة الوظيفية يتضمن قدراً من الحقائق والمعلومات حول موضوع معين ، أو شخص معين ، أو حالة معينة ، بناءً على طلب محدد ، أو غرض مقصود ).
• ويعرف بأنه : (كتابة موضوعية توثق ما يحدث من برامج وفعاليات ، وتوضح الجهود التي بذلت لتنفيذ برنامج ما وخطته وكيفية تنفيذه .
ويظهر لنا مما سبق أن توافر المعلومات والحقائق وجمعها بطريقة علمية شئ أساس في كتابة التقارير بشكل مفصّل ، أو مجمل ) .

مجالات التقرير :
يغطي التقرير جميع مناحي الحياة المختلفة فهو ـ كما ذكر سابقاً ـ إما أن يتحدث عن موضوع علمي ،أو إداري ،أو تاريخي ،أو اجتماعي أو اقتصادي ….. ،وربما تناول وصفاً لحالة معينة كأن تكون حالة مرضية لمريض ، أو حالة قانونية ،أو ظاهرة علمية فلسفية ،أو حالة موظف، أو عالم أو مسؤول .



أنواع التقارير من حيث طبيعتها :
أولاً : تقرير عن عمل قائم؛ونمثل له بكتابة تقرير عن تجربة علمية أجريت أو تحت الإجراء ، أو تقرير عن كفاءة موظف يقوم بعمل معين ، أو تقرير عن سير العمل في مرفق ما .
ثانياً : تقرير عن عمل مقترح؛ ونمثل له بكتابة تقرير عن اختيار موقع لإنشاء مدرسة أو مصنع ، أو تقرير عن إمكانية شق طريق ، أو تقرير حول موظف مرشّح لتولي منصب أعلى .
• وهناك تقسيم آخر للتقارير من حيث عدد القائمين بها ، على النحو التالي :
أولاً : تقارير فردية يقدمها فرد واحد .
ثانياً : تقارير جماعية يقدمها ويعدها مجموعة من الأفراد .

وعلى الرغم من تعدد أنواع التقارير إلا أنّ خطوات كتابة التقرير لا تختلف باختلاف الأنواع ، وتأتي هذه الخطوات على النحو التالي :
1- الإلمام بما يطلب لكتابة التقرير . ما المطلوب منه ؟ أيكون التقرير مفصلاً أم مجملاً ؟
2- الالتزام بالموضوعية والدقة ، وعدم إدخال الجوانب الشخصية في كتابة التقرير (كالصداقة والبغض ، والمصالح المشتركة …..) . ومتى ما التزم كاتب التقرير بذلك فسوف يلقى التقرير نجاحاً كبيراً بعون الله .
3- جمع المعلومات والحقائق ذات الصلة بالموضوع وتوثيقها ، وهذه قد تكون موجودة لدى الكاتب ويبقى جمعها وتدوينها . وإن كانت غير موجودة لدى الكاتب فيجب البحث عنها في مصادر مختلفة .
4- وضع إطار محدد للتقرير مفصلاً كان أم مجملاً (المقدمة، صلب الموضوع ، الخاتمة) .ويجب مراعاة هذا الإطار ؛ حتى لا يعرض كاتب التقرير استنتاجات معينة قبل عرض المعلومات التي تبرر استنتاجاته .
5- ولعلنا بحاجة هنا إلى التذكير بأن الخاتمة قد تشتمل على رأي الكاتب حيال ما طلب منه ، أو كتابة توصياته إن طلبت منه .

ثانياً : المحضر :
يعرف المحضر بأنه : تلخيص وتدوين لأبرز النقاط الرئيسة التي دارت في اجتماع أو حادثة أو ما أشبهها ، بحيث تسجل فيه القرارات والتوصيات التي اتخذت وتمّ التوصل إليها .
وللمحضر أهمية بالغة؛ كونه يعدّ توثيقاً لنقاط مهمة يتم الرجوع إليه وقت الحاجة .
وتختلف المحاضر باختلاف المحتوى فمنها ما يكتب عن اجتماع لرئيس بمرؤسيه ، ومنها ما يكتب حول حالة أو حادثة معينة . ومن المهم أن تسند كتابة المحضر في حالة الاجتماع إلى شخص مختص في اللغة ـ إن أمكن ـ تحاشياً للوقوع في الأخطاء اللغوية والإملائية .

صياغته:
1ـ يكتب في أعلى الصفحة عنوان الاجتماع وتاريخه ومكان انعقاده .
2ـ يذكر موعد الاجتماع بالساعة ، ودوافع انعقاده وأسماء الحاضرين والمعتذرين .
3ـ يتم تلخيص مناقشة جدول الأعمال .
4ـ تكتب القرارات والتوصيات ، والمسوغات التي دعت لاتخاذها .
5 ـ يختم المحضر بخاتمة محددة بالساعة ، ثم حمد الله والثناء عليه .
6ـ تدون توقيعات الحضور ، مع ملاحظة أن يكون اسم رئيس الاجتماع آخر الأسماء .


إضاءة في تدريس المهارة :

1/ التمهيد :
ويتحقق من خلال طرح عدد من الأسئلة .
2/ الوسيلة :
السبورة + نموذج لتقرير ومحضر مكتوب + جهاز عرض الشفافيات ...

3/ العرض : [ يتم تقسيم الطلاب إلى مجموعات عدة ( طريقة التعليم التعا وني ) ]

أ - إعلان موضوع الدرس بعد التمهيد .
ب- عرض النموذج المعد مسبقاً على الطلاب من خلال جهاز العرض ، ومناقشة المجموعات ؛ لاستنتاج العناصر التالية :

• تعريف التقارير والمحاضر .
• أنواع التقارير والمحاضر .
• خطوات كتابة وصياغة التقارير والمحاضر .
• الشكل العام الذي ينبغي أن تظهر به التقارير والمحاضر .

4/ التقويم :
يكلف المعلم كل مجموعة من الطلاب بكتابة تقرير أو محضر عن موضوع أو موقف معين . وليكن ما يطلب يتناسب وقدرات الطلاب الفكرية والمعرفية .