الخطوة الأولى: استهدف الحضور :
وهذا الأمر يعني التفكير بنوعية الناس الذين ستخاطبهم أو تشرح لهم وهذا يؤثر على طريقة توصيل المعلومات فلنفترض مثلأ أن مهندساً مختصاً بالزلازل أراد أن يشرح عن تصميم المباني المقاومة للزلازل لطلاب الهندسة فهذا يعني أن المهندس سيدخل في تفاصيل التصميم والمعادلات وعزم القصور الذاتي والإتزان المحوري والكثير من التفاصيل التقنية التي لا يفهمها سوى المهندس المختص، أما لو كان المهندس سيتحدث عن نفس الموضوع في محاضرة عامة للناس فمن غير المعقول أن يتحدث عن تلك التفاصيل وإنما سيتحدث عن شكل المباني المقاومة للزلازل بشكل يفهمه معظم أو غالبية الحضور - إن لم يكن كلهم.
تذكر دوماً أن الهدف هو توصيل المعلومات للحضور بشكل يفهمونه وليس الهدف إبراز مهاراتك العلمية وترك الحضور يتخبطون دون أن يفقهوا شيئاً.
أتذكر بهذا الخصوص أني دعٌيت يوماً لإلقاء محاضرة في موضوع علمي ولأني لم أكن أعرف مستوى الحضور من ناحية علمية فقد كانت محاضرتي مليئة بالمعادلات الرياضية التي لم يفهمها معظم الحضور، وفي المرة الثانية دعيت لإلقاء محاضرة علمية لنفس الحضور فكانت محاضرتي خالية تماماً من المعادلات وأوصلت المعلومات بطريقة جعلت أقلهم علماً يفهم ما أردت إيصاله.

الخطوة الثانية: الخلاصة :
قبل أن تبدأ بتحضير العرض التقديمي وبعد أن تكون قد عرفت المستوى العلمي للحضور تبدأ بالتفكير من النهاية بمعني أن تسأل نفسك هذا السؤال: ما هي الفكرة أو الخلاصة التي تريد الحضور أن يخرجوا بها بعد انتهاء محاضرتك؟
وعندما تجيب على هذا السؤال تبدأ بترتيب الأفكار وتحضيرها بالشكل الذي يوصل تلك الفكرة بما يتناسب مع مستوى الحضور العلمي

الخطوة الثالثة: حساب الوقت :
في معظم الأحيان يكون زمن المحاضرة محدداً ولا يمكن تجاوزه مثل المؤتمرات العلمية أو محاضرات الجامعة ، وبالتالي يجب تحديد الشرائح وحساب الوقت اللازم لكل شريحة وعند اللزوم اختصار أو إضافة بعض الشرائح بحيث يتم التقيد بالوقت دون زيادة أو نقصان. لأن ذلك يؤثر تأثيراً سلبياً على المحاضر. مثلاُ في امتحان الدكتوراة يتم منح الطالب مدة معينة (عادة نصف ساعة) لعرض الأطروحة وإن تخطى الوقت المسموح له يتم إيقافه وبالتالي نتهي الوقت بينما لا يستطيع عرض ما أراد.
أما في المؤتمرات العلمية فيكون الوقت عادة ربع ساعة لا يسمح بتجاوزها وقد رأيت البعض يقع في ورطة الوقت وتمر 14 دقيقة وهو لازال بحاجة لعرض مجموعة كليرة من الشرائح وبالتالي يقوم بعرض بقية الشرائح بشكل سريع جداً ولا يتمكن من الشرح وذلك حتى لا يتجاوز الوقت.
القاهدة الذهبية لعدم الوقوع في مثل تلك المشاكل هي الممارسة
وبالتالي يجب ممارسة العرض أي عمل بروفة قبل العرض بيوم على الأقل أمام الزملاء أو الأصدقاء فهذا يفيد جداً من ناحية تلافي أية أخطاء قد لا تنتبه إليها وينبهك إليها الزملاء ولممارسة عملية التحكم في الوقت فإن وجدت أنك تجاوزت الوقت تبحث عن أشياء يمكن اختصارها أو الإستغناء عنها أو تقليل الشرح فيها وإن وجدت أنك أنهيت قبل الوقت تضيف أشياء جديدة أو تتحدث أكثر عن بعض الأمور.
إن لم تجد زملاء أو أصدقاء تقوم بعمل بروفة لهم فقم بعمل ذلك أمام زوجتك/زوجك أو أولادك فهذا يفيد من ناحية التحكم في الوقت وإن كنت وحيداً أو مسافراً مثلاً لمؤتمر علمي فقم بعمل ذلك بينك وبين نفسك في غرفتك في الفندق وهذا مفيد جداً لناحية حساب الوقت.


أخطاء شائعة في العروض
هناك الكثير من الأخطاء الشائعة سواء في تحضير العرض التقديمي أو في طريقة العرض سأستعرضها لكم تباعاً إن شاء الله
أولاً: حجم الخط
حاول دوماً أن يكون الخط متناسقاً ولا يقل حجم الخط عن 24 إن كنت تستخدم البوربوينت لأن أقل من ذلك لن يكون مقروءأً والمشكلة تتكرر في حالة الرسومات والكتابة التوضيحية عليها حيث يكون الخط صغيراً جداً وبالتالي لا يستطيع حتى من يجلس في الصف الأول من الحضور قرائتها.
بالتالي يجب إعادة تحضير الرسومات والكتابات التوضيحية بشكل تكون مقروءة وواضحة للجميع
ثانيا: تباين الألوان
التباين (contrast) مهم جداً لأنه إن كان سيئاً يجعل العرض غير مرئي وبالتالي يجب أن يكون هناك تباين بين لون الخلفية ولون الخط ويفضل أن تكون الألوان هادئة وليست صارخة أو مثيرة للأعصاب. فإن كانت الخلفية لونها داكن يجب أن يكون الخط لونه فاتح والعكس صحيح. مثال على ذلك:
الخلفية هنا لونها ابيض:
هل تستطيع قراءة هذا الخط بسهولة؟
لا شك أن هذا السطر أوضح مما سقبه
ثالثاً: الحركة (animation)
حاول دوماً أن تتجنب الحركة الكثيرة في العرض التقديمي وذلك لعدة أسباب أهمها أن كثرة الحركة تشتت انتباه الحضور فبدلاً من التركيز على المحتوى فإنهم يركزون على الحركات وبالتالي تفقد الرسالة التي تريد توصيلها والسبب الآخر أن كثرة الحركة تفقد الموضوع رونقه وزخمه العلمي وتعطي انطباعاً غير جيد عن مقدم العرض أن كان العرض لمناقشة رسالة ماجستير أو دكتوراة.
وأتذكر مثال سيء على الحركة أو الأنيميشن في أحد المؤتمرات العلمية قام أحدهم بعرض ثلاث رسومات علمية متحركة في شريحة واحدة وبالتالي لم يستطع أحد التركيز على أي منها.
كقاعدة ذهبية: تجنب الحركة (الأنيمشن) ما أمكن