اهمية الرسائل الادارية في التواصل بين الافراد في المؤسسة

-أنواع الاتصال

4-1-الاتصال الداخلي:

4-1-1-مفهوم الاتصال الداخلي: تتكفل به مديرية الاتصال و الموارد البشرية و ذلك بإقامة شبكة الاتصال و التي تعد احد الأساليب الأساسية التي ظهرت حديثا و التي تؤدي إلى تسويق داخلي ناجح حيث تحاول المؤسسة التوفيق بين الوسائل البشرية و المادية لإثبات عاطفة الانتماء إليها و هذا جد هام لمرور المعلومات و تعتمد المؤسسة على الوسائل التالية: الاستقبال، جريدة المؤسسة اليوميات ، الملصقات، علبة الأفكار و الاقتراحات علبة،الرسائل و التطلعات.[1]

4-1-2-أهداف الاتصال الداخلي:

إن هدف الاتصال الرئيسي هو إحداث تأثير على النشاطات المختلفة وذلك لخدمة مصلحة المؤسسة، وعملية الاتصال في المؤسسة ضرورية، من أجل تزويد العاملين بالمعلومات الضرورية للقيام بأعمالهم، ومن أجل تطوير وتحسين المواقف والاتجاهات

للأفراد، وبشكل يكفل التنسيق والإنجاز والرضي عن الأعمال، وكذلك تحقيق الحاجات النفسية والاجتماعية للعاملين.

بالإضافة إلى أن الاتصال يسهّل انسياب هذه المعلومات والنتائج التي تسفر عن معالجتها.

ونلخص الأهداف المتعلقة بالاتصال في النقاط التالية:[2]

- الأخبار والإعلام.

- الإعداد لتقبل التغيير.

- توضيح وتصحيح المعلومات والأداء.

من خلال استعراض هذه الأهداف، نلاحظ أنه بغياب الاتصال يصبح التنظيم عديم الجدوى، فالاتصال ضروري لتوصيل المعلومات التي ستبنى عليها القرارات، وعند اتخاذ القرارات يصبح من اللازم توصيلها مصحوبة بالتوضيح والشرح اللازم إلى المختصين، والذين يهمهم التعرف عليها، وباختصار فإن حاجة الإدارة للاتصال، تظهر من خلال إحداث تكامل الوظائف الإدارية وتنسيقها، وذلك يترجم على شكل معادلة كالآتي[3] :


الأخبار أو الإعلام + الإعداد لتقبّل التغيير (التأثير) =






توضيح وتصحيح المعلومات والآراء (العمل الجماعي أو فريق العمل)
(اتّخاذ القرار)









4-1-3-أشكال الاتصال الداخلي:

حتى تؤدي المؤسسة الاقتصادية نشاطها العادي فهي تشمل شبكة أو شبكات من الاتصالات و أشكال من هذه الاتصالات. و قد قسمت هذه الأخيرة إلى أنواع فانطلاقا من القنوات الرسمية إلى القنوات الغير الرسمية و غيرها.

و سينصب اهتمامانا على قنوات الاتصال الداخلي الرسمي أساسا و سوف حاول باختصار التطرق إليها و أهمية كل منها و إلى الأشكال الموجودة في المؤسسة

4-1-3-1-أشكال الاتصال داخل المؤسسة:عند الحديث عن أشكال الاتصال داخل المؤسسة فانه يتبادر إلى الذهن التقسيم بين الرسمي و غير الرسمي و هناك من يقسمها إلى اتصالات رأسية صاعدة و رأسية نازلة و جانبية. إلا أن هذه التقسيمات كلها تستجيب إلى أنواع قنوات الاتصال المستعملة و ليس أساسا إلى أنواع الاتصال الموجودة.

و هذه الأنواع الموجودة في المؤسسة يمكن حصرها في ثلاث أنواع: الاتصال فيما بين الأشخاص، الاتصال الوظيفي و الاتصال الجماعي.

4-1-3-1-1--الاتصال فيما بين الأفراد: يعبر هذا النوع على الاتصالات من شخص إلى آخر و هو ما يحدث بين الأفراد في المؤسسة، لأهداف متعددة سواء ترتبط بالنشاط العادي للمؤسسة أو لإقامة علاقات خارج الوظائف المحددة للأشخاص.

كما أن هذا النوع من الاتصال تدخل فيه الاتصالات غير الواعية، أين يتمكن الأشخاص من استقبال أو إصدار معلومات بطرق مختلفة، شفهية أو كتابية أو غيرها، و قد لا يكونون يهدفون حقيقة إلى تمرير تلك الرسائل . كما أن هذا النوع قد يكون رسميا او غير رسمي ، و له اتجاهات مختلفة.

4-1-3-1-2-الاتصالات الوظيفية: و هي عملية نقل الرسائل في إطار عمل المصالح و الوحدات أو المؤسسة ككل ، و هي تفترض على الأقل مرسلا واحدا و مستقبلا واحدا، و تتميز عن المعلومة بوجود التغذية المرتدة من المستقبل و التي تؤثر على المرسل في إعادة انظر و تكييف الرسائل المقبلة.

و على العكس من النوع السابق الذي يتخذ عدة أشكال كالرسمية و غير الرسمية و التي تدخل ضمن العمل العادي أو الاتصال الشخصي ، فان هذا النوع من الاتصال عادة ما يكون ضمن شبكة الاتصال الرسمية التي يتحدد فيها الاتجاه من رئيس إلى مرؤوس أو العكس أو فيما بين مشرفين في نفس المستوى او مستويات مختلفة أيضا ، و هذا الاتصال يؤدي المهام الإدارية التي ترتبط.

4-1-3-1-3-الاتصال الجماعي: و يكون في حالة نقل الرسائل إلى عدد كبير من الأشخاص و المرسلين و المستقبلين يكونون بإعداد كبيرة لا يمكن معها تحديد هم أحيانا. و هذا النوع يكون في الاجتماعات و المناقشات المفتوحة، سواء الرسمية أو غير الرسمية أو حتى فيما يرتبط بالإشاعات التي قد تنطلق لسبب في المؤسسة.

و الملاحظ أن كلا من هذه الأشكال من الاتصال تخضع لمبادئ و مميزات عملية الاتصال التي تم التطرق إليها سابقا، و تتوقف درجة أدائها على مستوى فعالية و جود الاتصال في حد ذاته.

4-1-3-2-تقسيمات أخرى لأشكال الاتصال: لقد و جدت عدة تقسيمات لأشكال الاتصال، يتم تبنيها طبقا للحاجة و الاستعمال و كذا الهدف منها، و من هذه التقسيمات:

3-1-3-2-1-التقسيم على أساس الاتجاه: الاتصالات و حيدة الاتجاه يكون فيها مرور الرسالة من المرسل إلى المستقبل دون عودة الاتصال من هذا الأخير، أو مزدوج الاتجاه أين تكون الرسائل تمر في اتجاهين.[4]

3-1-3-2-1-1-الاتصال الراسي: يكون صاعدا أو نازلا.

الاتصال الراسي النازل: يمثل أداة رئيسية في نقل الأوامر و التعليمات و التوجيهات من الرؤساء و المشرفين إلى المرؤوسين و العمال، و ذلك من خلال تدرج السلطة حسب الهرم التنظيمي. و يقسم كاتز وكاهن R.KAHN et D.KATZ العناصر التي تعبر عن رسائل هذا النوع من الاتصال إلى :

1-التعليمات الوظيفية:و هي ما يتعلق بالتوجيه و الإشراف على العمل.

2-التبرير: و يرتبط بشرح المسئولين هدف مزاولة النشاط أنشطة مرؤوسيهم ، و مدى تلاحم و تكامل مختلف أنشطة المؤسسة ككل، و له دور مهم في عملية الإقناع و تحسيس الفرد بأهميته في المؤسسة و غيرها.

3-الإيديولوجية : و هي تكمل ما قبلها ، بإظهار أهداف و اتجاهات المؤسسة و فلسفتها و تفسير تصرفات الرؤساء اتجاه المرؤوسين بما يعود بالفائدة على الروح المعنوية لهؤلاء.

4-المعلومات و هي كل ما يتعلق بالتعرف على سياسات المؤسسة و إستراتيجيتها و احتمالات نموها و واجبات العمال و غيرها، و هي عناصر تسمح بالاهتمام أكثر، و الانضمام إلى المؤسسة.

5-الرد: و هو ما يتعلق بنشاط العامل، فهناك الذي يتكاسل و الذي يبذل جهدا معتبرا، و في نهاية الشهر عادة يحدد ردا على هذه المجهودات أو التباطؤ في النشاط ، عن طريق الأجرة أو الرسالات المتعلقة بالشغل لمن قام بعمله كاملا، أو ترقيته و مكافأته و لو شفهيا، و في حالة العكس بالتحذير أو التوبيخ أو الطرد.

الاتصال الراسي الصاعد: يتميز باستعماله من طرف المرؤوسين لعدة أسباب حسب D.KATZ et R.KAHEN و هي : تحديد الوظيفة و الأداء و ما يرتبط بها من مشكلات ، كمشاكل الزملاء من العاملين و الممارسات التنظيمية ، و المهام المطلوب تنفيذها و كيفية التنفيذ.

و يسمح الاتصال الصاعد بتحقيق مزايا كثيرة منها:

-حصول الإدارة على تحسن في صورة العمل، من حيث الانجازات و معالجة المشاكل و الاستعدادات، و الإحساس بمشاعر المرؤوسين على كافة المستويات.

-تمكن الرؤساء من اكتشاف العديد من المشكلات قبل تعمقها.

-حصول الإدارة على تقارير مفيدة عن الوظائف، و ذلك من خلال تحسين اختيار بعض المستويات الإشرافية للأشياء التي يتم بشأنها القيام بالاتصال الصاعد.

-تسهيل مهمة الإدارة في الاضطلاع بمسؤولياتها ، وحصولها على إجابات أفضل للمشاكل المختلفة ، و ذلك من خلال استقبال و تقبل الاتصال الصاعد و مساعدة و تشجيع المرؤوسين على ممارسته.

-يساعد فتح قنوات الاتصال الصاعد في تسهيل حركة و مدى تقبل الاتصال النازل من منطلق إن الإصغاء الجيد يصنع منصتا جيدا.

4-1-3-2-1-2-الاتصال الأفقي: بعكس الاتصال الراسي بعكس الاتصال الراسي يتم هذا النوع بين الإدارات و المسئولين من مستويات متشابهة أو متقاربة.و يهدف هذا النوع من الاتصال إلى التنسيق بين الإدارات و الأعمال لتحسبن الإنتاجية و الداء و يوضح الكثير من المعلومات التي لا يمكن الحصول عليها عن طريق الاتصال الراسي.

و في كل من الاتصال الراسي و الأفقي تستعمل قنوات تابعة لطبيعة الهيكل التنظيمي الذي تتبناه المؤسسة من خلال استعمال الوسائل التالية :

1-المكتوبة : مثل التقارير الإعلانات، المطبوعات، الأوامر، التعليمات ،دليل العمال و جريدة المؤسسة غيرها.

2-الوسائل الشفهية: المقابلات و الاستشارات ، الاجتماعات الحاضرات و الإشاعات..الخ.

3-الوسائل المصورة: اللوحات ..الخ.[5]

4-1-3-2-2-الاتصالات الرسمية و غير الرسمية:إن الاتصالات الرسمية هي تلك التي تحدث عن طريق المواثيق و المنشورات و القرارات و الأوامر الكتابية. بينما تحدث الاتصالات الغير الرسمية بطرق غير مضبوطة و غير مقننة بين أفراد المجموعة العمل، و بطرق شفوية غير مؤكدة و غير ملزمة. إن عدم فعالية القنوات الرسمية للاتصالات يؤدي إلى ازدهار قنوات الطرق


[1] ابري ويلسون: اتجاهات جديدة في السوق-الدار الدولية للنشر –مصر-1996-ص61


[2] الدكتور محمد محمد الهادي- إدارة الأعمال المكتبية المعاصرة- دار المريخ- الرياض- ص 43


[3] الدكتور عبد الغفار حنفي- محمد فريد الصحن- إدارة الأعمال- كلية التجارة بجامعتي الإسكندرية وبيروت العربية- الدار الجامعية- 1991- ص 386


[4] Constantin lougovoy: l'information et la communication de l'entreprise.-puf-1974.p61


[5] ناصر دادي عدون: الاتصال و دوره في المؤسسة الاقتصادية-ص34-38

السلام عليكم و رحمة الله و بركاته ღ
ღ شكرا على الموضوع الجميل و المميز ღ
ღ جزاك الله خيرا وليبارك لك في قلمك الراقي ღ
ღ وأتمنى إن شاء الله الإفادة لكل أعضاء المنتدى ღ
ღ واصل إبداعك معنا ولا تحرمنا من جديدك ღ
ღ تقبل مروري ღ