أنواع الاتصالات الإدارية

*** الاتصالات الرسمية : وهي ذلك النظام من الاتصالات الذي يخضع لقواعد وإجراءات محددة رسمياً ومثبتة بصورة مكتوبة ، وفيه تتدفق المعلومات في المؤسسة بما يتماشى والتوزيع الرسمي للسلطات والاختصاصات الوظيفية ويقسم لثلاث أنواع هي :
- اتصالات هابطة : من الرؤساء إلى المرؤوسين تكون عادة على شكل أوامر ، تعليمات ، قرارات …الخ
- اتصالات صاعدة : من المرؤوسين إلى الرؤساء تكون على شكل شكاوى ، اقتراحات ، تقارير …الخ
- اتصالات أفقية : بين الموظفين من نفس المستوى الوظيفي تكون لغايات التنسيق والتعاون

*** الاتصالات غير الرسمية : وهي التي تتم خارج القنوات الرسمية المحددة للاتصال وبين مستويات مختلفة متخطية خطوط السلطة الرسمية , ولا يحدث الاتصال غير الرسمي داخل التنظيم فقط بل يتعداه إلى خارج التنظيم إذ تتفاعل إدارات التنظيمات مع التنظيمات الأخرى من خلال اللقاءات غير الرسمية والحفلات والمناسبات الاجتماعية …الخ


مهارات الاتصال

يقضي الموظفون معظم وقت عملهم في الاتصال ما بين متحدثين أو كاتبين أو قارئين أو منصتين وفي كل الأحوال مفكرين ، ومن هنا تنبع أهمية تطوير مهارات الاتصال لدى الموظفين وذلك من أجل تطوير سلوكهم في العمل ولعل من أهم هذه المهارات :
1- مهارة التحدث :
- التعرف الجيد على الأشخاص الذين نتحدث إليهم من حيث مستواهم الإداري والوظيفي والعمر والمستوى العلمي والثقافي وظروفهم النفسية والاجتماعية ودوافعهم واحتياجاتهم
- الاهتمام والتركيز على محتوى الحديث من خلال الحصول على معلومات كافية وصادقة عن الموضوع المنوي التحدث عنه ومراعاة التسلسل المنطقي للأفكار وأن يكون محتوى الحديث متناسبا مع مستوى المستمع
- استخدام مستوى الصوت المناسب عند التحدث من خلال عدم التحدث بصوت مرتفع عندما لا يتطلب الموقف ذلك ، والتنويع في نغمة الصوت وفي سرعة الإلقاء والتوقف والاستراحات بين الجمل والكلمات واعتماد التركيز والتأكيد على الكلمات المهمة في الحديث واللفظ الجيد لجميع الحروف ووضوح الصوت
- تجنب اللزمات اللفظية واللزمات الحركية وهي عبارة عن كلمات أو حركات تلازم الفرد أثناء حديثه ويكررها دون داع ومن أمثلة اللزمات اللفظية ( شايف كيف , ماشي ، على فكرة ، هدا شو اسمه …الخ ) ومن الأمثلة على اللزمات الحركية ( حركة اليدين بعصبية , حركات الرأس , تبادل الإتكاء على إحدى القدمين …الخ ) وتؤدي هذه اللزمات في حال تكرارها إلى انصراف المستمعين عن المتحدث وفحوى حديثه وتشتت إنصاتهم حيث يتوجهون لمتابعة تلك اللزمات وقد يسخرون منها
- وضع المتحدث للمستمعين نصب عينيه وذلك بهدف معرفة أثر حديثه عليهم ومدى استيعابهم له وهل اقتنعوا به وتشجيعهم على طرح الأسئلة في حالة غموض أية فكرة
- إظهار قدر من الانفعالات المناسبة للحديث وذلك لإظهار نوع من التفاعل والتجاوب مع المستمع وتحقيق المشاركة الانفعالية
- تجنب بعض أخطاء الحديث المزعجة كالتعالي من قبل المتحدث على المستمعين أو الإكثار من كلمة أنا أو التعصب للرأي أو تركيز نظر المتحدث على شخص واحد دون غيره

2- مهارة الكتابة
- تجنب الأخطاء النحوية والإملائية من خلال الرجوع إلى كتب اللغة أو حضور الدورات المتخصصة في هذا المجال والإكثار من الكتابة والمطالعة
- التعبير عن المعنى المقصود بالعدد المناسب من الكلمات عبر توفير عنصري الشمول والاختصار في الموضوع المكتوب
- الاهتمام بعلامات الترقيم
- عدم البدء بالكتابة إلا بعد الحصول على جميع المعلومات والحقائق المتعلقة بالموضوع
- استخدام الكلمات والمصطلحات اللغوية محددة المعنى والتي لا تحتمل أكثر من تفسير
- التسلسل المنطقي للمعلومات
- القراءة والمطالعة الدائمة مما يؤدي إلى اكتساب مهارات وأساليب كتابية فعّالة

3- مهارة القراءة : من العوامل المؤثرة في سرعة القراءة بالنسبة للعاملين ما يلي :
- الذكاء حيث يتوقف فهم الشخص لما يقرأ إلى حد كبير على مستوى ذكائه وتتم زيادة الذكاء من خلال التحفيز المستمر للعقل وزيادة المهارات وصقل التجارب والتدريب المستمر
- الخبرة حيث تؤدي خبرة الفرد بالمادة المكتوبة إلى سهولة قراءتها واستيعابها
- الحالة النفسية للقارئ فالقراءة تحتاج إلى هدوء نفسي من أجل التركيز حيث تعتبر الإضطرابات النفسية والانفعالية من أكبر معيقات القراءة
- الدافع للقراءة : كلما وجدت الرغبة زادت القدرة على القراءة
- أسلوب القراءة فأسلوب القراءة السليم يوصل إلى القراءة السريعة المقرونة بالفهم ومن ذلك التركيز على المعنى وليس على الأحرف والكلمات
- حالة العين والإبصار بالنسبة للعاملين

4- مهارة الإنصات والإصغاء : وهي المهارة التي تعتمد على قدرة الانتقال عبر مستويات الإصغاء الثلاثة ومن السطحي إلى اليقظ ومن ثم إلى المركز ويتم ذلك من خلال وضع نفسك مكان المتكلم ومحاولة معرفة أفكاره ومشاعره والتركيز فيما يقوله ثم إخضاعه لما تمتلك من معلومات ومهارات وخبرات ثم التحليل على ضوء ذلك ثم الوصول إلى الاستنتاج وإدارة العملية بناء على ذلك وهذه المهارة ضرورية للاجتماعات والمقابلات الرسمية ولفهم حاجات المراجعين


5- مهارة التفكير
- تدريب العاملين على أنماط التفكير العلمي الموضوعي
- استثارة التفكير لدى العاملين بالنسبة لكل ما يحيط بهم في العمل من مشكلات ومواقف واستدعاء مشاركتهم للتفكير بها وإيجاد الحلول المتناسبة معها
- عقد جلسات للتفكير المنطلق العاصف حيث يجتمع العاملون ليفكروا تفكيرا منطلقا بلا قيود أو حدود في حل مشكلة أو التعامل مع موقف ما في العمل
- تشجيع العاملين على أن يعرضوا فكرهم ورأيهم في نواحي النشاط اليومي الذي يقومون به وأن لا يكتفوا بعرض الحقائق والمعلومات فقط بل إعطاء وجهات نظرهم حولها

5- مهارة الحوار والإقناع
- التزام القول الحسن وتجنب الإساءة والتعسف في الحديث
- الالتزام بوقت محدد في المحاورة وعدم الاستئثار في الكلام والإطالة على حساب الآخرين مما يترك أثرا سلبيا لديهم
- حسن الاستماع وأدب الإنصات وتجنب المقاطعة
- تقدير الطرف الآخر واحترامه
- حصر الحوار والمناظرة في موضوع محدد
- الإخلاص للفكرة والمبدأ
- لا تتكلم بدون علم
- كن صادقا ولا تذكر شيئا كاذبا
- لا تتشبث برأي ثبت ضعفه ولا تكن مترددا
- ابتعد عن الأنانية والشخصنة والتحيز والتعصب في حوارك
- حافظ على أدبك ورباطة جأشك حتى لو كرر المقابل عملية استفزازك
- أبحث عن نقاط الالتقاء وحاول البناء عليها
- أنظر إلى كلام الآخر وتعرف على أسلوبه
- أدعم رأيك بأدلة علمية وعملية وأبحاث وإحصائيات
- لا تسب أو تشتم المناقش
- أبتعد عن المساس بعقائد وقيم ومثل الآخر
- فرق بالمناقشة بين الفكرة وصاحبها فلك أن تناقش الفكرة وتضربها وتثبت فسادها ولكن لا تتعرض لشخصية صاحبها
- تعود أن لا تناقش للرد عن ذاتك
- أشكر محاورك إذا حصلت منه على فكرة أو معلومة أو مهارة أو خبرة جديدة
- أذكر اسم محاورك بين الحين والآخر وبصيغة التقدير
- لا تتكلم مع محاورك من علياء أو من برج عاج ٍ


وصايا لتحسين اتصالك مع رئيسك
- بادره بالابتسامة
- أظهر الود والاحترام له
- لا ترفع الكلفة بينكما تماما وأرفع من شأنه
- أحسن الاستماع والإصغاء له
- تواجد في مقر عملك مبكرا
- اطرح الأسئلة للتأكد من أنك فهمت ما سمعت فهما صحيحا
- ناقش بدون انفعال
- تذكر بأن وقت رئيسك هو أثمن ما لديه ( اختيار المهم والدخول في الموضوع مباشرة )
- أعرف نمط شخصية رئيسك معرفة جيدة فان المعرفة بحد ذاتها قوة
- التزم بالوقت المحدد لإنجاز ما هو مطلوب منك من أعمال
- قدم المبادرات المثمرة والمؤثرة في مؤسستك

المزيد: بحث عن مهارات الاتصال الاداري << بحثين بموضوع واح


الاتصال الإداري
تعتبر الاتصالات الإدارية من الأمور الهامة لأي مؤسسة و لا يمكن نقل وتمرير التعليمات والتوجيهات إلى العاملين في تلك المؤسسة إلا من خلال وجود شبكة اتصالات منظمة تخدم هذا الجانب. إن وجود مثل هذه الشبكة الفعالة والمنظمة يساعد العاملين في تلك المؤسسة من فهم واستيعاب جميع الحقوق والواجبات والأدوار المناطة بهم مما يزيد من إنتاجية وفاعلية هذه المؤسسة. الاتصالات الفعالة كذلك تلعب أدوارا مهمة ومؤثرة في عملية التغذية الراجعة وتعطي صورة واضحة وشاملة عن مدى تحقيق الأهداف المرجوة ولما لهذه الاتصالات من أهمية بالغة في حياتنا اليومية ، فقد ارتأيت تناول هذا الموضوع والبحث في جنباته عن كل ما هو مفيد ويخدم القارئ بصورة مباشرة علي أستطيع توضيح مفهوم الاتصالات وأهميته وأهدافه وأشكاله ومعوقاته ، كما أنني وفي ختام بحثي هذا سوف أسلط بعضا من الضوء على مشروع البوابة التعليمية الذي تطبقه وزارة التربية والتعليم كوسيلة من وسائل الاتصال الفعال، وأتمنى أن يجد الجميع الفائدة في بحثي هذا.

السلام عليكم و رحمة الله و بركاته ღ
ღ شكرا على الموضوع الجميل و المميز ღ
ღ جزاك الله خيرا وليبارك لك في قلمك الراقي ღ
ღ وأتمنى إن شاء الله الإفادة لكل أعضاء المنتدى ღ
ღ واصل إبداعك معنا ولا تحرمنا من جديدك ღ
ღ تقبل مروري ღ